Prosessien digitalisointi asiantuntijapalvelu Jyväskylän yliopistolle (Vasara)

Jyväskylän yliopisto hankkii asiantuntijapalvelua prosessien ja työnkulkujen digitalisoinnin ja automatisoinnin kehittämiseen Jyväskylän yliopiston Vasara-järjestelmään. Hankinta jakaantuu kahteen osaan: 1. Vaativa prosessi- ja arkkitehtuurikonsultointi 2. Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointi Kumpaankin osa-alueeseen valitaan yksi toimittaja. Tarjoajan tulee valita tarjousta tehdessään, kumpaan osa-alueeseen se aikoo tehdä tarjouksen. Sopimusten kesto on 12 kuukautta ja sitä voidaan jatkaa optiovuodella niin, että kokonaiskesto on enintään 24 kuukautta. Hankinnan arvioitu laajuus molemmat osa-alueet huomioiden on 240 htp. / vuosi. Lisätietoja hankinnan kohteesta löytyy liitteistä "Hankinnan kohteen kuvaus" sekä "Toimintaympäristön kuvaus"., Vaativa prosessi- ja arkkitehtuurikonsultointi Tavoitteena on toteuttaa keskeisiä, priorisoituja prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin kohteita yhdessä asiakkaan kanssa ja siten tuottaa merkittävää hyötyä Jyväskylän yliopistolle, kun manuaalisista työvaiheista ja prosesseista siirrytään kokonaan tai osittain digitaalisiin prosesseihin. Lisäksi tavoitteena on tukea ja edesauttaa Jyväskylän yliopiston oman osaamisen kehittymistä prosessien ja työnkulkujen digitalisoimisen kehityskohteiden toteuttamisessa. Vaativan prosessi- ja arkkitehtuurikonsultoinnin keskeiset tehtävät: • Prosessin kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (BPMN, Operaton) • Prosessin ehtorakenteiden kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (DMN, Operaton) • Prosessin vaatiman tietomallin suunnittelu (entiteetit ja niiden attribuutit) • Prosessin vaatimien skriptien suunnittelu ja toteuttaminen • Työnkulun ja sen käyttöliittymien (lomakkeiden) suunnittelu yhdessä prosessiomistajan kanssa • Käyttöliittymien (lomakkeet) toteutus • Prosessin, työnkulun ja käyttöliittymien testaaminen (ns. yksikkötestaus) • Käyttöönoton suunnittelussa avustaminen ja käyttöönoton tuki • Tarvittavien tietojärjestelmäintegraatioiden valmistelu, suunnittelu ja käyttöönoton tuki sekä tarvittaessa toteutus ja toteutuksessa avustaminen • Prosessikehittämisen aikatauluttaminen yhdessä asiakkaan kanssa • Kokousten ja työpajojen aikatauluttaminen ja koordinointi yhdessä asiakkaan kanssa • Digitalisoitavien prosessien tunnistamisessa auttaminen • Kehityskohteiden priorisoinnin tuki tarvittaessa • Haastaa asiakas ajattelemaan muutosta prosessikuvauksessa ennen digitalisointia Osa-alueen arvioitu työmäärä on 140 htp. / vuosi., Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointi Tavoitteena on toteuttaa suunniteltuja oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin kohteita yhdessä asiakkaan kanssa ja siten tukea koulutuksen toimintaprosesseja ja parantaa palvelujen laatua, kun manuaalisista työvaiheista ja prosesseista siirrytään kokonaan tai osittain digitaalisiin prosesseihin. • Prosessin kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (BPMN, Operaton) • Prosessin ehtorakenteiden kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (DMN, Operaton) • Prosessin vaatiman tietomallin suunnittelu (entiteetit ja niiden attribuutit) • Prosessin vaatimien skriptien suunnittelu ja toteuttaminen • Työnkulun ja sen käyttöliittymien (lomakkeiden) suunnittelu yhdessä prosessiomistajan kanssa • Käyttöliittymien (lomakkeet) toteutus • Prosessin, työnkulun ja käyttöliittymien testaaminen (ns. yksikkötestaus) • Käyttöönoton suunnittelussa avustaminen ja käyttöönoton tuki • Tarvittavien tietojärjestelmäintegraatioiden valmistelu, suunnittelu ja käyttöönoton tuki sekä tarvittaessa toteutus ja toteutuksessa avustaminen • Prosessikehittämisen aikatauluttaminen yhdessä asiakkaan kanssa • Kokousten ja työpajojen aikatauluttaminen ja koordinointi yhdessä asiakkaan kanssa • Haastaa asiakasta ajattelemaan muutosta prosessikuvauksessa ennen digitalisointia Osa-alueen arvioitu työmäärä on 100 htp. / vuosi.,